Op stap met directiesecretaresse Joan

Joan werkt als directiesecretaresse bij Sint Joseph. Ze helpt de directeur-bestuurder en zorgt dat alles op kantoor goed verloopt. Ze maakt afspraken, houdt overzicht, regelt dingen achter de schermen en is het eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers. Haar werk is vaak niet zichtbaar, maar wel heel belangrijk.

Aan haar bureau start ze de dag. Ik zie twee beeldschermen, stapels papieren en een mok koffie. “Ja, ik weet dat het er druk uitziet,” zegt ze lachend. “Toch weet ik precies waar alles ligt. Dit is georganiseerde chaos. En ik zorg dat ik weet wat er die dag speelt. Maar eerlijk is eerlijk, de planning kan zomaar veranderen. Soms belt een wethouder of komt er plotseling een overleg bij. Dan is het even schakelen, maar dat hoort bij mijn werk.”

Achter de schermen
Op de vraag hoe ze haar werk in één zin zou omschrijven, hoeft ze niet lang na te denken. “Een ondersteunende rol. Niet altijd zichtbaar, maar als ik er niet ben, dan valt het juist op,” zegt Joan nuchter. “Ik doe veel werk op de achtergrond om alles goed te laten lopen.” Ze weet dan ook van veel ontwikkelingen binnen Sint Joseph. “Ik zit dicht bij het vuur. Daardoor weet ik wat er speelt in de organisatie én in de stad. Dat maakt het werk superinteressant.” Maar haar werk is niet alleen maar regelen en plannen. “Mijn werkdag is geslaagd als ik echt iets heb kunnen betekenen voor mijn collega’s. Dan ga ik met een goed gevoel naar huis.”

Samen met de directeur-bestuurder
De samenwerking met de directeur-bestuurder is hecht. “We kunnen lezen en schrijven met elkaar,” vertelt Joan. Door de manier van werken voel ik me betrokken en zeer gewaardeerd.” Even later roept de directeur-bestuurder vanuit de kamer: ‘Joan, kun je even meekijken?’ Ze glimlacht, pakt pen en papier en loopt naar binnen. Een paar minuten later is ze terug. “Zo gaat dat de hele dag,” zegt ze lachend. “Even meedenken, iets regelen, een besluit voorbereiden. Het is veel schakelen, maar dat maakt het juist leuk.”

Rust bewaren
In een baan waarin elke minuut anders is, is het belangrijk dat je goed met stress om kunt gaan. Joan haalt haar schouders op: “Onverwachte situaties? Daar ben ik aan gewend. Het hoort erbij. Dan is het belangrijk om rustig te blijven en goed na te denken. Meegaan in de flow, dat is eigenlijk mijn motto.” Die rust straalt ze ook uit naar haar omgeving. “Ik probeer ook een luisterend oor te zijn voor collega’s. Soms helpt het al als iemand even zijn verhaal kwijt kan.”

Een bijdrage aan een fijn thuis
Wanneer ik Joan vraag wat haar motiveert, zegt ze dat ze haar werk ziet als onderdeel van de missie van Sint Joseph. “Als de directeur-bestuurder haar werk goed kan doen – afspraken met aannemers, overleggen met zorgpartijen, in gesprek met de gemeente – dan helpt dat uiteindelijk bij een fijn thuis voor onze huurders. Daar haal ik mijn plezier uit.”

Aan het eind van de dag, als het weer rustig is op kantoor, kijkt ze met een goed gevoel terug. “Ik ben trots dat ik kan helpen aan de mooie ontwikkelingen in Almelo,” zegt ze. “Dat we samen werken aan een woning en woonomgeving waar mensen zich thuis voelen. We doen het met z’n allen. Ik ben blij dat ik daar, al is het vaak achter de schermen, een rol in mag spelen.”

Trots op Almelo
Terwijl Joan haar computer afsluit, gaat haar telefoon nog één keer. Ze neemt op, noteert iets in de agenda en glimlacht. “Dat is dan voor morgenochtend,” zegt ze. “En dan beginnen we gewoon weer met koffie.”